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Elm: renforcement de la chaîne de valeur par la transformation de la fonction achats

La transition d'une approche transactionnelle vers une logique stratégique représente un défi majeur pour de nombreux services achats. Efficio a aidé Elm à transformer sa fonction achats pour l'élever au rang de partenaire stratégique, en contribuant à générer rapidement une valeur importante qui bénéficie à toute l'entreprise.
Premier fournisseur de services d'externalisation et de conseil en technologies de l'information d'Arabie saoudite, Elm a fait appel à Efficio pour accroître la valeur stratégique de sa fonction achats.
 
Efficio a mis au point un nouveau modèle d'exploitation reposant sur des règles de bonne pratique et entrepris un programme complet de formation et de mentorat afin de transférer les compétences et connaissances de l'équipe d'achats existante, en collaborant étroitement avec le personnel d'Elm pour identifier et mettre en œuvre des initiatives de sourcing stratégique majeures.

Contexte

L'entreprise Elm est une société par actions créée en 1988 en Arabie saoudite par le Fonds d'investissement public rattaché au Ministère saoudien des Finances. Elle était originellement dotée d'une fonction achats, mais celle-ci exerçait majoritairement des activités d'ordre transactionnel telles que la création et l'approbation de bons de commande. Le contrôle de dépenses étant exercé individuellement par différentes unités opérationnelles, les opportunités d'identifier et réaliser des réductions de coûts pour Elm et sa clientèle étaient restreintes. Cette situation était exacerbée par la difficulté à établir des prévisions du fait de la nature des activités d'Elm, essentiellement architecturées autour de projets.
 
Efficio a été engagé afin de passer en revue l'organisation, les politiques et les processus d'achats au sein d'Elm, l'objectif étant de transformer la fonction en une unité opérationnelle stratégique générant une valeur ajoutée beaucoup plus élevée. Si la réduction des coûts était une préoccupation majeure, cela n'était cependant pas le seul enjeu du projet.
 
Les autres objectifs poursuivis étaient les suivants:
 
  • Améliorer la rapidité et l'efficacité ;
  • Renforcer les compétences, connaissances et capacités de l'équipe existante ;
  • Mettre en œuvre des améliorations continues par le biais d'une meilleure gouvernance et de mesures de performance.
La réalisation de ces objectifs et la garantie d'obtenir des améliorations durables exigeaient toutes deux une approche globale. Le programme devait également répondre aux besoins et préoccupations de l'ensemble de l'entreprise, compte tenu des réticences exprimées par certains secteurs à l'égard du passage à un modèle d'achats plus centralisé.
 

Nous recherchions un moyen de faire évoluer radicalement notre fonction achats afin d'augmenter la valeur de notre activité. Efficio possédait les connaissances, l'expertise et les ressources dont nous avions besoin. Efficio nous a aidés à gagner la confiance et l'appui de toute l'entreprise, ce qui a été un facteur déterminant dans le succès de notre transformation ».

Ahmed Abdulkarim Alblaly, Directeur des achats d'Elm

Approche adoptée

Efficio a commencé par passer le modèle opérationnel d'achats d'Elm au peigne fin en procédant aux analyses suivantes :
 
  • Cartographie des processus existants
  • Entretiens détaillés avec les parties prenantes concernées
  • Passage en revue de l'intégralité des documents pertinents, tels que les politiques, manuels de procédures, répartitions d'autorité, etc.
  • Études et analyses comparatives de la structure organisationnelle, des rôles et des responsabilités.
Parallèlement, Efficio a analysé et catégorisé les dépenses d'Elm de manière à identifier des opportunités et leviers de négociation potentiels.
 
Au terme de cette phase d'évaluation, Efficio a conçu et mis en œuvre un programme opérationnel comportant deux volets. La première étape a consisté à élaborer un nouveau modèle d'exploitation fondé sur des règles de bonne pratique. Son déploiement au sein de l'organisation a été promu au moyen d'un guide didactique intitulé « Comment effectuer des achats », ainsi que d'une mise à jour des manuels et politiques de passation de marchés. Le nouveau modèle opérationnel s'est appuyé sur les outils technologiques exclusifs d'Efficio, renforcés par un programme de formation complet de l'équipe achats, visant à doter celle-ci de nouvelles compétences décisives telles que la négociation et la résolution des incidents, ainsi que la maîtrise des nouveaux processus et outils.
 
Dans le même temps, Efficio a collaboré avec l'équipe achats d'Elm à la mise en pratique des opportunités d'amélioration identifiées, en incluant plusieurs initiatives de sourcing stratégique, tactiques de « succès rapide » et renégociations de contrats. Le coaching et le mentorat assurés par des consultants d'Efficio ont permis aux équipes achats d'Elm de mettre en œuvre les nouvelles compétences et procédures de bonne pratique dans l'environnement réel.

Résultats

Le projet a immédiatement généré des avantages tangibles. Le flux de travaux du sourcing stratégique a bénéficié d'une réduction des coûts dans une proportion nettement supérieure aux objectifs initiaux, avec une économie de 46 millions de riyals saoudiens (11 M€), soit près de 9 % des dépenses contrôlables.
 
Le nouveau modèle opérationnel a également permis d'améliorer l'efficacité des activités d'achats, avec une réduction de 40 % de la moyenne des délais d'approvisionnement, d'où la possibilité de recentrer les ressources temporelles et humaines sur les activités stratégiques à haute valeur ajoutée.
 
Outre ces gains immédiats, le projet a permis de transformer la capacité d'achats d'Elm et de créer les fondements d'améliorations pérennes.
 
La nouvelle approche dynamique de planification des achats élaborée dans le cadre du projet a aidé Elm à établir un plan plus précis de prévision de la demande. Le nouveau modèle opérationnel fondé sur des pratiques recommandées, toujours en vigueur, a été adopté et approuvé par l'ensemble de l'entreprise, ce qui illustre la réussite d'Efficio dans le domaine de la formation et de la gestion du changement.
 
Plus important encore, l'équipe achats d'Elm possède désormais l'ensemble des compétences, de l'expertise, des ressources et des outils nécessaires pour garantir à l'entreprise un gain de valeur réel et durable.
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