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Comment assurer un rendement positif sur l'investissement en technologies

Mots : Simon Whatson
D'après un récent sondage mené par Efficio auprès de 225 responsables des achats, les technologies sont à l'origine d'une activité significative au sein de cette fonction. 

Pour preuve, 63% des personnes interrogées admettent que les nouvelles technologies les ont amenées à reconsidérer entièrement leur approche des achats, 78% d'entre elles allant même jusqu'à estimer que la transformation numérique devrait être un sujet de discussion prioritaire au sein des conseils d'administration. En outre, la transformation des processus par le biais des technologies a été l'objectif le plus populaire parmi les responsables des achats en 2018, ce qui montre à quel point la numérisation figure aujourd'hui au centre de toutes les attentions.

Dans le même sondage, on apprend que 82% des entreprises préfèrent d'abord optimiser l'usage de leurs technologies existantes avant d'investir dans de nouvelles solutions. Ce constat implique que les investissements technologiques réalisés à ce jour n'ont pas encore produit tous leurs bénéfices et que, pour l'heure, les technologies ne tiennent pas toutes leurs promesses. De notre point de vue, les entreprises ont le choix de prendre un certain nombre de mesures pour obtenir à coup sûr le meilleur retour possible sur leurs investissements technologiques.

La technologie n'est qu'une pièce du puzzle

Les entreprises ont souvent tendance à s'imaginer que la technologie est capable à elle seule de résoudre tous leurs problèmes, sans se préoccuper des autres changements qui s'imposent en parallèle pour atteindre un résultat optimal. Il est donc primordial, avant d'investir dans un outil ou une technologie nouvelle, de bien comprendre quels avantages vous comptez en retirer, et d'identifier les processus qui devront être mis en place pour produire les résultats escomptés. À titre d'exemple, l'investissement dans un outil de prévision de la demande ne produira de la valeur ajoutée que si vos processus soutiennent l'amélioration continue de la qualité des données, de manière à garantir une meilleure fidélité des prédictions. Dans le même ordre d'idées, il est important que vos équipes sachent comment tirer profit des résultats générés.

Près des trois quarts (72%) des participants à notre sondage estiment que le manque de compétences est le principal inhibiteur de la capacité des technologies à répondre aux attentes. En comprenant mieux la manière dont les rôles de votre personnel sont appelés à changer après la mise en œuvre des nouvelles technologies, vous serez à même de recruter des individus possédant les compétences requises ou de renforcer votre main-d'œuvre actuelle. 

Les organisations mettent en œuvre des technologies en s'imaginant que celles-ci vont venir à bout de tous leurs problèmes. Ce qu'elles omettent souvent de faire, c'est d'impliquer la totalité de leur personnel dans ce processus, alors qu'il s'agit au contraire d'une pièce essentielle du puzzle.

Louis Fernandes, Manager at Basware

Un regard sur l'avenir

De nombreux responsables des achats envisagent l'aquisition de technologies presque exclusivement du point de vue de la manière dont celles-ci seront utilisées par les membres de l'équipe pour accomplir leurs tâches existantes. Or, pour intégrer les règles de bonne pratique aux méthodes de travail, il est beaucoup plus intéressant de se placer dans la perspective de ce que ces techniques vont apporter à l'utilisateur final pour mieux effectuer ses achats. 

Je regrette de constater qu'aujourd'hui, de nombreux investissements technologiques partent du principe que la fonction Achats figure en position centrale et contrôle la manière dont les achats sont effectués, car je pense que cette position n'est pas durable. Pour ma part, je recherche de nouvelles solutions technologiques capables de mettre la fonction Achats à l'écart et d'éliminer les frictions lors des négociations avec elle.

Michelle Baker CPO at KPN

En prenant le temps d'élaborer la vision de votre fonction Achats sur une période de trois à cinq ans, et en vous appuyant sur une feuille de route, vous prendrez des décisions d'achat de technologie pertinentes pour l'avenir et offrant une valeur sur le long terme, sans éprouver de regrets.

Implication des fournisseurs dans la résolution des problèmes

Les fonctions Achats passent souvent à côté de la valeur produite par les technologies, tout simplement parce qu'elles tentent de concevoir les outils par elles-mêmes au lieu de puiser dans l'énorme champ d'innovation qui inonde le marché jour après jour, le plus souvent à la faveur de petites start-ups. Il n'est pas rare qu'une entreprise, lorsqu'elle a identifié un problème, dresse une liste d'exigences techniques qu'elle juge nécessaires pour le corriger, et qu'elle tarifie le sourcing sur la base de ces paramètres très spécifiques. Cette approche contraint les fournisseurs à réduire l'éventail de leur offre et restreint leur possibilité de collaborer et, avant tout, d'innover avec leur clientèle potentielle.

La mise en place d'une approche collaborative avec les fournisseurs exige une ouverture à de nouvelles idées et à de nouvelles façons de travailler, en impliquant les autres parties prenantes dans la résolution des problèmes. Dans ce domaine, Louis Fernandes a acquis une expérience de premier plan chez Basware: «Les clients, observe-t-il, se présentent souvent sur le marché en demandant aux fournisseurs de répondre par oui ou par non à une centaine d'exigences techniques qu'ils ont eux-mêmes répertoriées, sans avoir discuté de la manière dont l'outil s'intégrerait à leur organisation, ni des conséquences sur leur personnel». 

Oftentimes the client believes it knows exactly want it thinks it wants to buy and then reverse engineers this in the form of questions. That is not what procurement is meant to be.

Ian Thompson Sales Director at Tradeshift

Un moyen simple de tirer parti des nouvelles technologies, c'est de rechercher vous-même là où se trouve l'innovation et de vous laisser guider par le marché. Pour Michelle Baker, de KPN, les intentions sont claires : «Nous avons fixé un point à l'horizon et cherchons à automatiser autant de processus de passation de marché que possible d'ici trois à cinq ans. Nous sommes partis à la recherche de technologies émergentes tous azimuts. Nous avons commencé à mettre en œuvre des études de faisabilité fondées sur l'agilité en vertu desquelles nous procédons chaque trimestre à deux évaluations et formons l'équipe à l'utilisation des nouvelles technologies. En parallèle, nous cherchons à déterminer de quel soutien notre personnel a besoin pour prendre en charge cette initiative».  

Au-delà des technologies

Comprendre les avantages que vous pouvez retirer des technologies d'achats constitue une première étape pour leur concrétisation, mais cela n'est pas suffisant. Les organisations doivent tenir compte des autres critères qui, au-delà des technologies, sont de nature à soutenir leur vision de la fonction Achats, et elles doivent veiller à ce que ces éléments soient cohérents. En puisant dans les innovations du marché, elles peuvent s'octroyer un avantage concurrentiel sur le long terme, mais qui passe par un dialogue plus approfondi et une meilleure collaboration avec les fournisseurs potentiels.
 

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