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Réalisation rapide d'économies et transformation de la fonction achats de Nets

Suite à un changement de propriétaire, Nets avait besoin de réaliser réductions de coûts immédiates, significatives et durables. Le service achats constituait à cet égard une opportunité majeure. Sur le plus long terme, Nets cherchait à transformer l'organisation du service achats pour soutenir ses activités futures. 

Efficio a collaboré avec les équipes commerciales et d'achats existantes afin de comprendre et réévaluer les comportements existants. Ensemble, nous avons identifié un certain nombre d'opportunités de réduction des coûts et d'amélioration de la prestation de services alors en vigueur. Un montant total d'économies annualisées de 10 % sur les dépenses concernées a été identifié sur l'ensemble des catégories et obtenu par le biais d'un programme d'achat holistique.

Efficio a également participé à la conception d'une nouvelle organisation de la fonction achats et au transfert des compétences et connaissances au profit du personnel de Nets. Il en résulte une amélioration radicale de la fonction achats, désormais dotée de la capacité de produire une valeur permanente pour l'entreprise. 

Contexte

Nets est une société de technologies financières d'Europe du Nord spécialisée dans les paiements numériques qui relie les établissements bancaires, les entreprises, le secteur public et les consommateurs au sein d'un réseau international facilitant les paiements dématérialisés. Avec son effectif de plus de 2 500 employés répartis dans cinq pays, Nets fournit des services de paiement destinés à la plupart des ménages de Norvège et du Danemark, et a publié à ce jour plus de 7,8 millions d'identités numériques. Suite à son rachat par un groupe d'investisseurs privés, Nets a entrepris un programme de transformation axé sur la croissance et l'amélioration du service à la clientèle. Le service achats constituait à ce titre un enjeu essentiel. La mission d'Efficio a consisté à générer des économies rapides, tout en transformant la fonction achats pour l'avenir. Les objectifs de cet engagement étaient les suivants :

  • Créer une transparence sur l'ensemble des dépenses externes et réaliser des économies de coûts significatives et durables

  • Renforcer l'organisation interne des achats et doter les parties prenantes d'une plus forte valeur ajoutée en privilégiant des compétences et des méthodes de travail nouvelles, ainsi qu'en opérant un changement majeur dans la culture et les perceptions du personnel et des responsables en charge des achats

Le service achats n'avait jusqu'alors jamais représenté une source de valeur stratégique pour Nets. Son domaine d'intervention était resté principalement cantonné à des tâches administratives et ne lui offrait aucune latitude pour remettre en cause les méthodes existantes et contribuer à la valeur ajoutée de l'activité. La modification de ces perceptions et l'assurance de l'adhésion des principales parties prenantes à ces valeurs ont été des défis cruciaux. Pour ce faire, Efficio a identifié des « projets-phares » à même de produire des résultats rapides et tangibles et de renforcer la crédibilité du service achats au sein de l'entreprise.

Approche adoptée

Efficio a travaillé au sein d'équipes interfonctionnelles avec le service achats et les intervenants clés de Nets de chaque catégorie afin d'identifier les opportunités d'économies. Tous les leviers potentiels ont été évalués quant à leur impact potentiel sur l'activité. En outre, les solutions ont été orientées vers la prestation de services et non uniquement sur une simple réduction des coûts, ce qui a suscité un engagement réel de la part des parties concernées.

Efficio a mené une série de négociations rigoureuses fondées sur des faits avec les fournisseurs, afin d'assurer l'obtention des meilleurs résultats possibles pour le client en termes d'économies et de prestation de services. Dans le même temps, Efficio a aidé Nets à opérer une refonte de sa fonction achats en participant notamment au recrutement, afin d'assurer la nomination de personnes dotées des compétences les mieux adaptées aux nouveaux rôles. Nous avons fait appel à des programmes de formation structurés pour transférer les connaissances et les compétences au bénéfice de l'équipe du client. En appliquant la méthodologie de sourcing structurée d'Efficio, ainsi que les ressources et outils associés, nous avons été capables d'assurer l'adoption de règles de bonnes pratique et le maintien des avantages sur le long terme. 

L'approche adoptée par Efficio a été très collaborative. Son équipe s'est parfaitement entendue avec la nôtre et a produit un gros effort pour cerner notre activité. Travailler ensemble a été une formidable expérience. Cela nous a permis de remettre en cause et d'élargir notre mode de pensée sans tomber dans l'excès théorique. Efficio nous a apporté de nouvelles perspectives, qui nous ont permis de comprendre comment agir différemment pour atteindre de meilleurs résultats.

Bo Nilsson, Président-directeur général de Nets

Résultats

L'engagement d'Efficio a contribué à apporter un certain nombre d'avantages significatifs au client, parmi lesquels :

  • Identification de 10 % d'économies annuelles totales sur les dépenses adressables de l'ensemble des catégories
  • Élaboration de stratégies catégorielles et de plans de mise en œuvre détaillés pour plusieurs catégories (services aux entreprises, réseaux et télécoms, gestion de site, ressources humaines, marketing et impression, affranchissement et distribution)
  • Réduction significative du nombre de fournisseurs (passant par exemple de 150 à 8 dans la catégorie Marketing)
  • Réalisation de plus de 28 % d'économies sur les catégories clés en appliquant efficacement tous les leviers disponibles dans la fonction achats (gestion de la demande, dégroupage de prix, etc.)
  • Conception et déploiement d'une fonction achats centralisée, structurée à partir de responsabilités catégorielles claires et d'un ensemble de directives d'engagement professionnelles

La fonction achats a été redynamisée et sa relation avec le reste de l'entreprise, entièrement transformée. Aujourd'hui, c'est une organisation beaucoup plus puissante, collaborative et efficace, capable de répondre à l'évolution des besoins de l'activité et de produire davantage de valeur dans le futur. 

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