Meinung

Einkauf 4.0 – Anforderungen an IT-Infrastruktur und Datensicherung

Autor: Tim von der Decken

Die Digitalisierung ist in aller Munde, Einkaufsmanager stehen unter erheblichen Druck, sich dem Thema Einkauf 4.0 zu widmen. Dabei wird oft vergessen, dass die Transformation der Wirtschaft nur mit einer modernen Infrastruktur und Datensicherheit funktionieren kann. Was vonseiten der Politik, Wirtschaft und Unternehmen nun nötig ist.

Digitalisierung ist in Unternehmen angekommen

„Die Digitalisierung hat das Labor verlassen, sie ist angekommen in den Betrieben“, erklärte Messechef Oliver Freese im Vorfeld der CeBIT 2017. Digitalisierung und damit einhergehend Datensicherheit bilden zwei Schwerpunkte auf der diesjährigen Computerfachmesse. Egal ob Handwerk, Industrie oder Dienstleistung – die Zukunft wird digital. Schon heute sind 90 Prozent aller Mikroprozessoren nicht mehr in Computern, sondern in intelligenten Produkten und Produktionsanlagen verbaut.

IT wird zum Erfolgsfaktor

Das heißt auch: Der Erfolg eines Unternehmens hängt immer mehr von der IT, vom schnellen Internet, von nutzbaren Informationen und deren Sicherheit ab. Digitale Transformation kann nur mit einer entsprechenden Infrastruktur gelingen. Hier gibt es allerdings noch Aufholpotenzial. Laut Industrie- und Handelskammer steht Deutschland in Europa beim flächendeckenden Ausbau des Glasfasernetzes hinter Slowenien und Irland auf Platz 25. Keine gute Startposition für die Transformation der Wirtschaft.

Breitbandausbau dringend notwendig

Und: Ob ein Unternehmen über schnelles Internet verfügt, hängt in erster Linie vom Standort ab. Die Versorgung zwischen städtischen und ländlichen Gebieten unterscheidet sich erheblich, obwohl viele Mittelständler und Produktionsbetriebe fernab der Metropolen angesiedelt sind. Der Bund fördert zwar den Breitbandausbau mit vier Milliarden Euro. Ob allerdings das erklärte Ziel - bis 2018 in ganz Deutschland schnelles Internet zur Verfügung zu stellen - erreicht wird, ist noch offen.

Branchenverbände müssen auf Infrastrukturausbau beharren

Ein fehlender schneller Breitbandanschluss kann sich leicht zum Wettbewerbsnachteil entpuppen. Vor allem im Einkauf werden Kunden und Geschäftspartner stärker als je zuvor in Geschäfts- und Wertschöpfungsprozesse einbezogen. Einkaufsmanager nutzen netzbasierte Informations- und Kaufplattformen. Nur wenn diese in Echtzeit Daten empfangen und liefern können, lassen sich daraus auch die möglichen Kostenvorteile erzielen.

Wirtschaftsverbände müssen Druck ausüben

Es ist Aufgabe der Politik, dafür zu sorgen, dass Deutschland von Platz 25 im Brandbandausbau nach oben rückt. Damit das nicht Lippenbekenntnisse im Wahlkampf bleiben, müssen sich die örtlichen Kammern und Industrievertreter für die Schaffung der Infrastruktur starkmachen. Bundesweite Branchenverbände wiederum sollten nicht müde werden, von den Regierungsverantwortlichen in Berlin die Umsetzung ihrer Versprechen einzufordern.

Interne Strukturen anpassen

Daneben muss jeder Unternehmer die interne IT-Struktur für die Digitalisierung optimieren: Produktionsprozesse werden digital gesteuert,die Zahl der Endgeräte im Firmennetz dürfte tendenziell steigen. Die IT-Abteilung muss der zunehmenden Vielfalt an Anwendungen gerecht werden. Sowohl eine unter- als auch überdimensionierte Struktur verursacht unnötige Kosten.

IT-Struktur kostet Geld

Für Unternehmen bedeutet es zunächst einmal, dass Geld für die Anpassung der internen IT-Struktur in die Hand genommen werden muss. Dies kann durch eine interne Expertengruppe oder durch externe Berater erfolgen. Wichtig: Hard- und Software müssen zur Unternehmensgröße und den definierten Zielen passen, welche möglichst konkret formuliert sein sollten.

Einkauf 4.0 erfordert aktives Datenmanagement

Neben der Infrastruktur sind Daten der Schlüssel zur Digitalisierung. Eine wachsende Anzahl von Quellen, eine insgesamt steigende Menge sowie die Erwartung daraus Rückschlüsse für das Geschäftsmodell zu ziehen, erhöht die Anforderungen an das Datenmanagement.

Vor allem im strategischen Einkauf lassen sich auf Basis von internen und externen Daten Wettbewerbsvorteile für das gesamte Unternehmen erzielen, beispielsweise durch die Klassifizierung von Lieferanten beim Sourcing anhand von Kennzahlen

Das Problem: Zwar sammeln Unternehmen eine Vielzahl von Daten, aber oft mangelt es an einem unternehmensweiten Management. So sind Informationen vorhanden, aber nicht nutzbar, weil sie unvollständig, fehlerhaft oder in der Verantwortung anderer Unternehmensbereiche liegen. Daneben fehlt Mitarbeitern häufig eine bereichsübergreifende Sicht. Gemeinsame Daten-Pools sind wenig verbreitet, was Datenanalysen oft aufwendig und fehleranfällig macht.

Datendschungel muss entwirrt werden

Wer die Potenziale des Einkauf 4.0 nutzen will, braucht ein aktives Datenmanagement. Dabei müssen folgende Fragen beantwortet werden: Wo fallen welche Daten an? Aus welchen Datenquellen – intern und extern – werden Informationen gewonnen. Wie zuverlässig sind diese? Wie können Datenströme verbunden werden? Und welche fachlichen und technischen Voraussetzungen werden benötigt, damit Mitarbeiter aus der Datenmenge auch strategische und operative Entscheidungen ableiten können.

Vorbereiten auf neue EU-Datenschutzverordnung

Datenmanagement gehört auch jetzt auf die Agenda jedes Unternehmens, weil im Mai 2018 die neue EU-Datenschutzverordnung in Kraft tritt. Spätestens dann muss jede Abteilung offenlegen, wo und wie sensible, personenbezogene Daten weitergeben und gespeichert werden.

Zudem muss aufgezeigt werden, wie der Zugriff auf personenbezogene Daten überwacht und kontrolliert wird. Verstöße können künftig mit einem Bußgeld von bis zu 20 Milliarden Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes sanktioniert werden.

Zeit für eine saubere Datengrundlage

Es ist also an der Zeit, eine saubere Datengrundlage zu schaffen. Dabei zählt, dass auch eine vorhandene sogenannte Schatten-IT eliminiert wird. Dahinter verbergen sich Hard- und Software sowie Cloud-Dienste, die durch einzelne Mitarbeiter oder einen Fachbereich ohne die Einbindung der IT-Abteilung des Unternehmens genutzt werden. Diese entsprechen oft nicht den hausinternen Regeln der Datensicherheit und machen die IT von außen verwundbar. Je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto angreifbarer machen diese Parallelsysteme das Unternehmen

Abwehren von Cyber-Crime

Ohnehin zählt die Angst vor einem Hacker-Angriff oder Datenklau zu den größten Hemmnissen der Digitalisierung. Nicht ohne Grund, wie die zahlreichen Cyber-Attacken zeigen. Die aktuellen Enthüllungen bei Wikileaks zum Umgang der CIA haben zudem offenbart, dass Regierungsorganisationen Sicherheitslücken für eigene Interessen ausnutzen und nicht unbedingt mit der Wirtschaft an einem Strang ziehen. Vor diesem Hintergrund ist es umso erschreckender, dass Umfragen zufolge drei Viertel der IT-Verantwortlichen in den deutschen Unternehmen ihre IT-Sicherheitsarchitektur insgesamt als stark erneuerungswürdig ansehen. Zudem gehen noch immer viele Mitarbeiter zu unachtsam mit den Gefahren um, weil sie die Risiken unterschätzen. 

Externe Berater zum Test einladen

Cyber Security ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Digitalisierungsprozess: zur Absicherung zentraler Versorgungssysteme, zur Gewährleistung einer reibungslosen Produktion und für den sicheren Datenaustausch vernetzter Einkaufsplattformen. Der Schutz wichtiger Daten und Informationen entscheidet mit darüber, in welchem Umfang Unternehmen die Potenziale von Digitalisierung und Vernetzung erschließen können. Hierbei ist es in vielen Fällen sinnvoll, sich externe Experten ins Haus zu holen, die Schwachstellen aufdecken und diese beseitigen. Ziel muss es sein, Sicherheit entlang der Wertschöpfungskette nachhaltig zu gewährleisten.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte den Autor Tim von der Decken.