Tre modi per semplificare la gestione dei contratti

Gestire i contratti con i fornitori è uno dei compiti più importanti e forse più semplici svolti dai team di procurement. Tuttavia, per molti è anche una grande fonte di ansia. Perché è così difficile per il Procurement gestire con successo i contratti con i fornitori?

Considerato il panorama tecnologico in costante miglioramento e la crescente popolarità delle soluzioni SaaS basate su cloud, si potrebbe presumere che la gestione efficace dei contratti sia ormai scontata tra i professionisti degli approvvigionamenti. Soltanto ordinaria amministrazione, giusto? In realtà nella nostra esperienza, non è così.

La vera sfida è essere rigorosi nella gestione dei repertori di contratti e garantire gli elevati standard richiesti. Tuttavia, anche la disponibilità di sistemi di pianificazione delle risorse aziendali collaudati non garantisce che i contratti vengano gestiti con successo.

Il problema non è quasi mai la mancanza di volontà di migliorare il processo. Al contrario, la maggior parte dei team si preoccupa molto della questione e ricerca attivamente dei metodi migliori per gestire i contratti.

Perché è così difficile?

I contratti con i fornitori offrono una panoramica dettagliata dei progetti attualmente in corso e di quelli di prossima realizzazione all'interno di un'organizzazione. In mancanza di questa veduta d'insieme, la funzione Procurement rischia di essere impreparata quanto i progetti si concludono e i contratti giungono a scadenza. Ciò è particolarmente rilevante in ambiti come quello delle telecomunicazioni e dei software, in cui possono essere previste penali elevate per modificare o rescindere contratti con rinnovo automatico.

Il problema sta in gran parte nella maniera in cui i contratti vengono archiviati, conservati e aggiornati: spesso utilizzando sistemi diversi oppure, ancor peggio, nei cassetti della scrivania di diversi dipartimenti a seconda di chi ne è responsabile. Di conseguenza, il Procurement potrebbe non avere alcuna visibilità su molti contratti, e questo può creare gravi rischi se i fornitori non vengono gestiti in maniera efficace durante tutto il ciclo di vita del contratto.

Considerato che fino al 70% delle spese si ripete anno su anno, la mancata visibilità sulle scadenze ed estensioni dei contratti con sufficiente anticipo per sfruttare appieno tutte le leve del sourcing strategico disponibili significa che probabilmente alcune opportunità di risparmio cruciali rischiano di rimanere fuori dai radar.

Facile come contare fino a 3

Un archivio di contratti ben organizzato e aggiornato può fornire una carrellata completa di tutti i contratti in vigore, sia quelli relativi a uno specifico gruppo di fornitori (ad es. un contratto di fornitura centralizzato con diversi subfornitori) sia quelli che interessano tutta la società.

La chiave sta nell'integrare la gestione dei contratti nei processi quotidiani in modo che diventi parte delle attività del team di procurement e non una preoccupazione successiva. Ecco come raggiungere questo obiettivo in tre rapide mosse:

1. Responsabilizzare il proprio team – Includete dei KPI relativi ai contratti tra gli obiettivi del vostro team di procurement. Tutti i buyer e i category manager dovrebbero essere responsabili di verificare se dispongono dei contratti firmati con i fornitori per le categorie su cui lavorano. Dovrebbero essere tenuti a richiederli agli altri dipartimenti, anche se non sono i "titolari" di un contratto, e caricarli in un sistema dedicato di gestione dei contratti
2. Sfruttare i risultati – I leader della funzione Procurement dovrebbero accertarsi periodicamente che i sistemi di gestione dei contratti siano aggiornati dal proprio team e che l'output venga utilizzato attivamente per favorire una migliore pianificazione delle categorie e per organizzare il lavoro trimestrale
3. Scegliere la soluzione tecnologica giusta – Utilizzare una soluzione per la gestione dei contratti stand-alone è utile, ma essendo separata può venir trascurata molto rapidamente. Selezionate una soluzione tecnologica di procurement integrata che colleghi la gestione dei contratti con altri moduli, come l'analisi della spesa e la gestione della performance dei fornitori. Una soluzione che integra diversi moduli fornisce risultati più esaurienti che possono favorire un processo decisionale più consapevole, ad esempio collegare l'analisi della spesa alla gestione dei contratti permette ai team di procurement di tenere traccia del rispetto degli obblighi previsti dai contratti con i fornitori e della spesa gestita, due indicatori chiave per determinare l'efficienza del procurement all'interno di tutta l'organizzazione

Prossimi passi

È fondamentale diffondere le best practice relative alla gestione dei contratti all'interno della funzione Procurement e poi incentivare il team a tenere aggiornato l’archivio. Se le informazioni vengono archiviate in maniera centralizzata ed è stato definito chi è responsabile di mantenerle aggiornate, non sarà più un rompicapo rintracciare chi gestisce un contratto all'interno di una grande azienda, e questo è di vitale importanza quando si gestiscono numerosi contratti.

Una volta che ciò è stato fatto, la funzione Procurement può utilizzare i dati combinati per definire iniziative di procurement di portata aziendale che coprono diversi progetti, gestendo i rischi e le spese con una modalità che non sarebbe stata possibile prima. Non è poi così difficile, vero?
 

Questo articolo è stato originariamente pubblicato su Procurious.