Miglioramenti dei costi e performance per un'assicuratore globale

Efficio ha aiutato una multinazionale delle assicurazioni a negoziare l'outsourcing delle funzioni operative dell'ufficio risorse umane. Efficio è stata ingaggiata una volta che il cliente aveva selezionato il partner per l'outsourcing.

Oltre a garantire i benefici già identificati nei target, Efficio ha generato ulteriori risparmi del 10%, migliorato i livelli di servizio e aumentato la flessibilità per il cliente, nonostante avesse pochissime leve di contrattazione a propria disposizione. Il successo del progetto è stato tradotto in un modello di provata efficacia da lanciare in tutte le altre attività internazionali del gruppo.

Il contesto

Il nostro cliente, un assicuratore globale, stava perseguendo risparmi finanziari e miglioramenti di performance attraverso l'offshoring e l'outsourcing di elementi operativi nelle funzioni delle Risorse Umane e della Formazione. Con attività in 28 Paesi e 17 milioni di clienti in tutto il mondo, i potenziali benefici per l'azienda erano significativi; per generarli, tuttavia, era necessario un modello di outsourcing di successo che rendesse possibile il raggiungimento degli obiettivi posti.

 Con costi annuali superiori a 12 milioni di sterline per servizi a Risorse Umane, Amministrazione, Ufficio Paghe e Formazione e Sviluppo (L&D), l'attività del Regno Unito è stata selezionata come soggetto pilota per l'outsourcing. Un progetto di successo avrebbe determinato l'applicazione di un modello simile negli altri Paesi.

 Efficio è stata coinvolta per la supervisione delle trattative finali e per fornire un parere esterno riguardo alla posizione commerciale, per capire se effettivamente rappresentasse un'opportunità sostenibile, valida e interessante per l'azienda

L'approccio

Efficio ha collaborato con il team del cliente per affrontare e risolvere sistematicamente i problemi legati al contratto per il programma di outsourcing. Grazie all'esperienza e alla profonda conoscenza del mercato di cui dispone Efficio, il team del cliente è riuscito a:

• Convincere gli stakeholder a selezionare le specifiche tecniche e operative più ottimizzate
• Effettuare un benchmarking esteso e circostanziato per mettere in discussione gli oneri e le tariffe proposti dai provider di servizi
• Sviluppare una strategia negoziale dettagliata con chiari obiettivi e finalità (inclusa l'approvazione della creazione di leve negoziali nuove ed efficaci)
• Comunicare le posizioni negoziali in modo coerente e chiaro al fornitore
• Costruire un insieme esaustivo di servizi e programmi commerciali da includere nell'accordo
• Intavolare discussioni con i team legali dei fornitori per assicurare al cliente un contratto commerciale sicuro
• Mettere in discussione i presupposti dell'accordo per affrontare il tema dei premi per il rischio nel prezzo ed evitare fraintendimenti successivamente al lancio del servizio

I risultati

L'impegno di Efficio ha permesso di ottenere numerosi benefici significativi, tra cui:

• L'aumento della fiducia del cliente attraverso il raggiungimento di target di risparmio già identificati
• Ulteriori risparmi sui costi superiori del 10% rispetto al target di 2 milioni di sterline, grazie a trattative e discussioni ben pianificate
• Ulteriori risparmi stimati del 2-3% grazie a una posizione più forte sul rischio di cambio e l'indicizzazione delle valute
• Livelli di servizio potenziati attraverso un regime basato sulle prestazioni e sugli incentivi giusti ai prestatori di servizi
• Trasparenza dei prezzi attraverso un modello di prezzo dettagliato, potendo così gestire future problematiche sulla domanda
• Aumento della flessibilità di prezzo attraverso lo sviluppo di una roadmap per l'inclusione nel contratto di un pricing a consumo
• Posizioni favorevoli (in linea o superiori al mercato) sui termini contrattuali principali quali responsabilità, risoluzione anticipata e standard di servizio
• Chiare competenze e responsabilità del cliente e del fornitore del servizio durante la transizione e oltre

Inoltre, nell'ambito del progetto sono state delineate le migliori prassi per la collaborazione tra il Procurement e le Risorse Umane. È ancora più importante rilevare che il progetto ha stabilito un insieme di principi commerciali volti ad assicurare l'esito migliore possibile per il cliente e una matrice per i futuri accordi di outsourcing per l'intero gruppo.